Đối soát sàn TMĐT là việc khớp từng dòng trên statement (bảng kê thanh toán) của Shopee, TikTok Shop, Lazada với từng đơn hàng trên hệ thống, để biết đơn nào đã nhận đủ tiền, đơn nào bị trừ phí sai, tiền đang nằm ở ví sàn hay đã về ngân hàng. Tiền về không khớp đơn hầu như không phải do sàn "trả thiếu", mà vì statement gộp nhiều đơn theo kỳ, mỗi đơn bị trừ nhiều loại phí khác nhau, hàng hoàn và đền bù về ở kỳ sau. Bài viết chỉ ra 7 nguyên nhân, cách tách 10 nhóm phí để tính chi phí sàn theo SKU, lãi/lỗ từng đơn và quy trình đối soát 4 bước.
- Gốc rễ của lệch tiền: statement gộp đơn theo kỳ, phí tách nhiều dòng, voucher và vận chuyển có người trả khác nhau, hoàn tiền và đền bù lệch kỳ.
- 10 nhóm phí cần tách: giảm giá từ sàn, người bán giảm giá, chi phí sàn, affiliate, 4 nhóm chi phí vận chuyển (CPVC), đền bù thất lạc, tiền hoàn.
- Lãi/lỗ thật từng đơn = giá niêm yết – phần người bán chịu (giảm giá, phí sàn, affiliate, CPVC, hoàn tiền) – giá vốn – bao bì.
- Quy trình 4 bước: tải statement → khớp từng đơn → theo dõi ví sàn → khớp lệnh rút với sao kê ngân hàng.
- Đọc trong bối cảnh toàn hệ thống: phần mềm quản lý bán hàng đa sàn.
Đối soát sàn TMĐT là gì? Statement, ví sàn và tiền thực nhận
Mỗi sàn trả tiền cho người bán theo kỳ thanh toán, kèm một statement liệt kê tiền hàng, các khoản phí và điều chỉnh của kỳ đó. Tiền được cộng vào ví sàn của từng gian hàng, người bán rút về tài khoản ngân hàng. Đối soát sàn TMĐT trả lời ba câu hỏi: đơn nào đã được thanh toán, thanh toán đúng chưa, và tiền đang ở đâu.
| Khái niệm | Ý nghĩa | Ai cần biết |
|---|---|---|
| Statement sàn | Bảng kê theo kỳ: tiền hàng, phí, điều chỉnh của nhiều đơn | Kế toán |
| Tiền phải thu | Số tiền sàn phải trả cho một đơn sau phí, tính theo từng đơn | Kế toán, chủ shop |
| Ví sàn | Số dư đã được sàn ghi có cho từng gian hàng, chưa rút | Kế toán, thủ quỹ |
| Tiền thực nhận | Tiền đã về tài khoản ngân hàng, khớp với sao kê | Kế toán, ban giám đốc |
| Chênh lệch cần xử lý | Đơn có tiền phải thu khác tiền sàn trả, hoặc dòng statement chưa có đơn | Kế toán, CSKH |
Vì sao tiền sàn về không khớp đơn? 7 nguyên nhân thường gặp
- Statement gộp nhiều đơn theo kỳ: một lần tiền về là tổng của hàng trăm đơn; so tổng thì không bao giờ biết đơn nào lệch.
- Phí bị trừ thành nhiều dòng: phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, hoa hồng affiliate… mỗi sàn đặt tên một kiểu, có phí mới phát sinh giữa chừng.
- Voucher và freeship có người trả khác nhau: voucher sàn do sàn tài trợ, voucher shop do người bán chịu; nhập chung một cột là sai lãi/lỗ.
- Chi phí vận chuyển có bốn kiểu: phí thực tế của ĐVVC, phần sàn trợ giá, phần người bán trợ giá, phần người mua trả — phải tách mới đối chiếu được.
- Hoàn tiền và trả hàng lệch kỳ: đơn đã ghi doanh thu kỳ này, tiền hoàn bị trừ ở kỳ sau.
- Đền bù thất lạc và điều chỉnh của sàn: về lẻ, có khi không gắn mã đơn.
- Tiền nằm ở ví chưa rút, hoặc rút gộp nhiều kỳ: sao kê ngân hàng không khớp trực tiếp với statement nào.
10 nhóm phí cần tách để tính chi phí sàn theo SKU
Thay vì để kế toán cộng tay hàng chục mã phí, hãy gom mọi mã phí của từng sàn vào 10 nhóm phí cố định. Phí mới phát sinh chỉ cần gán vào nhóm, báo cáo không phải sửa.
| # | Nhóm phí | Ví dụ | Ảnh hưởng tới tiền người bán |
|---|---|---|---|
| 1 | Giảm giá từ sàn | Voucher sàn, mã giảm giá của sàn | Sàn tài trợ: không trừ vào lãi của shop |
| 2 | Người bán giảm giá | Voucher shop, giảm giá sản phẩm | Trừ vào doanh thu của shop |
| 3 | Chi phí sàn | Phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ | Trừ |
| 4 | Affiliate | Hoa hồng tiếp thị liên kết (TTLK) | Trừ |
| 5 | CPVC thực tế | Phí ĐVVC tính cho kiện hàng | Dùng để đối chiếu |
| 6 | CPVC sàn trợ giá | Freeship do sàn tài trợ | Không trừ vào lãi của shop |
| 7 | CPVC người bán trợ giá | Shop chịu phí ship cho khách | Trừ, tính vào chi phí đơn |
| 8 | CPVC người mua trả | Phí ship khách thanh toán | Đối chiếu với CPVC thực tế |
| 9 | Đền bù thất lạc | Sàn đền bù kiện mất, hỏng | Cộng vào, khớp với đơn thất lạc |
| 10 | Tiền hoàn | Hoàn tiền toàn phần hoặc một phần cho khách | Trừ, gắn về đơn gốc |
Cách phân loại minh hoạ theo cơ chế phổ biến; mã phí cụ thể của từng sàn được gán vào nhóm khi cấu hình.
Tính lãi/lỗ thật từng SKU, từng đơn như thế nào?
Công thức cho mỗi dòng SKU trên đơn:
Hai chi tiết quyết định độ đúng của báo cáo:
- Combo phân bổ xuống từng SKU thành phần theo tỷ lệ giá: một combo 2 sản phẩm bị trừ phí một lần trên sàn, nhưng lãi/lỗ phải tính cho từng sản phẩm để biết sản phẩm nào kéo lãi xuống.
- Mỗi ô có cả số tiền và % trên giá bán: nhìn % phí sàn, % affiliate theo SKU để quyết định tăng giá, đổi chương trình hay ngừng chạy affiliate cho SKU đó.
Kết quả là ba góc nhìn: theo SKU (biết SKU nào lời thật sau mọi loại phí), theo đơn (lọc ngay danh sách đơn âm), theo kênh (so chi phí Shopee / TikTok Shop / Lazada cho cùng một SKU).
Quy trình đối soát statement và ví sàn gồm 4 bước nào?
- Statement sàn: tải statement theo kỳ cho từng gian hàng — tiền hàng, phí, điều chỉnh.
- Khớp từng đơn: hệ thống tự khớp theo mã đơn, so tiền sàn trả với tiền phải thu đã tính sau phí, đánh dấu chênh lệch.
- Ví sàn: theo dõi số dư ví theo từng gian hàng: đã rút trong tháng, đang chờ về.
- Về ngân hàng: ghi nhận lệnh rút, khớp với sao kê ngân hàng để chốt tiền thực nhận.
| Kết quả khớp | Nghĩa là | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Khớp | Tiền hàng và phí đúng như đã tính | Không cần xử lý |
| Lệch phí | Sàn thu phí khác số đã tính (vd. lệch 18.400đ) | Kiểm mã phí, khiếu nại nếu sàn thu sai |
| Khớp đơn trả | Dòng tiền hoàn gắn về đúng đơn gốc | Đối chiếu với hàng hoàn đã nhận |
| Khớp đền bù | Phí đền bù thất lạc khớp với đơn khiếu nại | Đóng hồ sơ khiếu nại |
| Chưa có đơn | Điều chỉnh của sàn không gắn mã đơn | Phân loại thủ công, ghi chú lý do |
Màn hình đối soát nên hiện những gì?
Một màn hình duy nhất cho kế toán và ban giám đốc: đơn đã giao – tiền phải thu – tiền đã về ví – chênh lệch cần xử lý. Ví dụ minh hoạ một tháng trên 4 kênh: 48.250 đơn đã giao, phải thu 9,86 tỷ sau phí, đã về ví 8,74 tỷ (88,6%), chênh lệch cần xử lý 37,2 triệu nằm ở 126 đơn. Kèm theo:
- Phải thu so với đã về ví theo kênh: thấy ngay sàn nào đang giữ tiền lâu.
- Tiến độ đối soát theo kênh: % đã khớp, % lệch, % chờ statement.
- Danh sách đơn lệch: mã đơn, kênh, lý do (phí sàn thu thêm, thiếu affiliate, đền bù thất lạc, hoàn tiền một phần) và số tiền lệch.
Kế toán chốt sổ theo kỳ statement thay vì đợi cuối tháng; chênh lệch được xử lý khi còn dễ truy.
Checklist khắc phục: làm gì để tiền về khớp đơn?
- Map SKU sàn ↔ SKU nội bộ (kể cả combo) trước khi đối soát — xem phần đồng bộ sàn trong hệ thống quản lý vận hành TMĐT.
- Gom mã phí của từng sàn vào 10 nhóm phí, rà lại mỗi khi sàn đổi chính sách.
- Tính tiền phải thu cho từng đơn ngay khi đơn hoàn thành, không đợi statement.
- Khớp theo mã đơn, không so tổng tiền.
- Gắn hoàn tiền và đền bù về đơn gốc; lưu biên bản bàn giao đã quét làm bằng chứng — quy trình ở bài quản lý kho TMĐT và bàn giao ĐVVC.
- Theo dõi ví sàn theo từng gian hàng, ghi nhận từng lệnh rút.
- Chốt sổ theo kỳ statement, xử lý danh sách đơn lệch trong kỳ.
- Xuất hoá đơn điện tử từ đơn đã hoàn thành theo lô, không nhập lại dữ liệu từ sàn.
Đối soát sàn là một phân hệ của EasyCommerce. Nếu muốn AI đối soát tiền sàn, COD và sao kê mỗi đêm, lập sẵn hồ sơ khiếu nại, xem brochure Trợ lý AI SYNCAZ ngành Thương mại điện tử. Dự trù ngân sách cho dự án số hoá: chi phí triển khai ERP.
Câu hỏi thường gặp
Đối soát sàn TMĐT là gì?
Là việc khớp từng dòng statement của sàn với từng đơn hàng trên hệ thống để biết đơn nào đã nhận đủ tiền, đơn nào bị trừ phí sai, rồi theo dõi số dư ví sàn và tiền rút về ngân hàng.
Vì sao tiền Shopee, TikTok Shop, Lazada trả về không khớp số đơn?
Vì statement gộp nhiều đơn theo kỳ, phí bị trừ thành nhiều dòng, voucher và vận chuyển có người trả khác nhau, hoàn tiền và đền bù về ở kỳ sau, tiền có thể còn nằm ở ví sàn. Cần khớp theo mã đơn thay vì so tổng tiền.
Statement sàn và ví sàn khác nhau thế nào?
Statement là bảng kê thanh toán theo kỳ, liệt kê tiền hàng, phí, điều chỉnh của nhiều đơn. Ví sàn là số dư đã được ghi có cho gian hàng, người bán rút về ngân hàng khi cần.
Làm sao tính chi phí sàn theo SKU khi bán combo?
Phí của combo được phân bổ xuống từng SKU thành phần theo tỷ lệ giá. Mỗi dòng SKU hiện đủ phí sàn, affiliate, vận chuyển, tiền thực nhận, cả số tiền và % trên giá bán.
Có cần đợi cuối tháng mới đối soát được không?
Không. Tiền phải thu được tính cho từng đơn khi đơn hoàn thành; khi có statement, hệ thống khớp theo mã đơn và đưa ra danh sách đơn lệch, nên kế toán chốt sổ theo kỳ statement.