Tháng 10/2026, ENTROSOFT và GBV Holding chính thức kick-off dự án ERP cho ba công ty thành viên Circus Digital, Carnival và XYZ Saigon. Mục tiêu chung là đưa toàn bộ hoạt động về một hệ thống: quản trị theo từng Job, thấy doanh thu – chi phí – lợi nhuận ngay khi phát sinh, và mọi phòng ban cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu.
- Khách hàng: GBV Holding và các công ty thành viên Circus Digital, Carnival, XYZ Saigon.
- Hiện trạng: phần mềm kế toán hiện tại kết hợp Excel; số liệu theo Job phụ thuộc file Excel, lãi/lỗ từng Job chưa xem được tức thời.
- Mục tiêu: quản trị theo từng Job, một hệ thống cho 3 pháp nhân và báo cáo hợp nhất, giao diện thân thiện cho mọi phòng ban.
- Phạm vi: 3 gói triển khai — Core ERP & dòng tiền, nhân bản sang Carnival và XYZ Saigon cùng báo cáo hợp nhất, quản lý mua hàng & cổng nhà cung cấp.
Buổi kick-off: cùng nhìn về một mục tiêu
Buổi kick-off diễn ra trong không khí cởi mở và ấm áp. Hai bên cùng rà lại bối cảnh, mục tiêu, phạm vi dự án và cách hệ thống sẽ hỗ trợ từng phòng ban — để mọi người, từ Ban lãnh đạo đến các bộ phận Account, Finance, Procurement, Admin/HR, cùng hiểu dự án sẽ thay đổi công việc hằng ngày ra sao.
Bối cảnh: từ phần mềm kế toán rời rạc + Excel đến một hệ thống chính
GBV Holding có nhiều công ty thành viên — Circus Digital, Carnival và XYZ Saigon — với công việc được tổ chức theo từng Job. Hiện nay, số liệu kế toán nằm trên phần mềm kế toán hiện tại, còn phần lớn số liệu quản trị được tổng hợp bằng Excel:
- Nhiều thao tác nhập liệu, tổng hợp thủ công giữa phần mềm kế toán và file Excel.
- Số liệu theo Job phụ thuộc file Excel, khó đối chiếu khi nhiều người cùng cập nhật.
- Báo cáo lãi/lỗ theo Job chưa xem được tức thời, lãnh đạo phải chờ tổng hợp mới thấy bức tranh.
Mục tiêu dự án: quản trị theo từng Job
| Mục tiêu | Nội dung |
|---|---|
| Quản trị theo Job | Một giải pháp phù hợp quy trình thay cho cách làm hiện tại; doanh thu – chi phí – lợi nhuận theo từng Job, theo thời gian thực |
| Giảm việc thủ công | Giảm thao tác nhập liệu thủ công và sự phụ thuộc vào Excel |
| An toàn dữ liệu | Dữ liệu bảo mật, toàn vẹn, an toàn |
| Một hệ thống, 3 pháp nhân | Circus Digital, Carnival, XYZ Saigon và số liệu hợp nhất trên cùng một hệ thống |
| Dễ dùng | Giao diện thân thiện cho mọi phòng ban |
Phạm vi: 3 gói triển khai
Dự án gồm ba gói, cùng chạy trên một nền tảng ERP Odoo.
P1 – Core ERP & dòng tiền cho Circus Digital
Chạy trọn chuỗi nghiệp vụ theo Job cho Circus Digital, trên khung dùng chung cho cả 3 công ty:
- Đa công ty và luồng phê duyệt 6 bước.
- Báo giá và dự toán chi phí (CE & PE), đề nghị mua hàng (PR) gắn ngân sách, hợp đồng khách hàng và nhà cung cấp.
- Xuất hoá đơn (Billing), thanh toán (Payment), kế toán quản trị song song kế toán VAS.
- Dòng tiền, kiểm soát tài chính và báo cáo.
P2 – Nhân bản sang Carnival, XYZ Saigon và hợp nhất
- Khai báo và vận hành Carnival trên khung của P1.
- Đưa XYZ Saigon vào trạng thái sẵn sàng vận hành.
- Kế toán và báo cáo hợp nhất cấp Corporation, dashboard điều hành chung.
P3 – Quản lý mua hàng & Vendor Portal
- Kiểm soát mua hàng từ khảo sát giá (Price Check), Brief/NDA đến đơn mua hàng (PO).
- Vendor Portal: nhà cung cấp tự khai và cập nhật hồ sơ.
- Onboarding, thẩm định (Due Diligence) và khai báo xung đột lợi ích (COI).
- Chấm điểm nhà cung cấp (Scorecard) và danh sách nhà cung cấp chuẩn (Master Vendor List).
Mọi chứng từ đi theo một Job
Trái tim của hệ thống là Job Code: một mã nối mọi chứng từ, để doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền đều đọc được theo từng Job.
| Bước | Ý nghĩa |
|---|---|
| CE & PE | Báo giá và dự toán chi phí trên một phiếu, thấy biên lợi nhuận gộp (GPM) ngay |
| Hợp đồng | Hợp đồng khách hàng gắn với Job |
| PR | Đề nghị mua hàng từ dòng PE đã duyệt |
| Hợp đồng NCC / PO | Hợp đồng nhà cung cấp, hoặc đơn mua hàng cho gói mua nhỏ |
| Billing / Invoice | Xuất hoá đơn theo đợt thu của CE |
| Payment | Thu tiền khách hàng, chi tiền nhà cung cấp |
| Kế toán & dòng tiền | Tự ghi sổ, dòng tiền dự kiến – thực tế |
Hệ thống mang lại gì cho từng phòng ban
| Phòng ban | Giá trị chính |
|---|---|
| Ban lãnh đạo (BOD) | Dashboard điều hành theo Job và theo công ty; một trung tâm phê duyệt có lịch sử; cảnh báo khi biên lợi nhuận gộp (GPM) dưới ngưỡng, bắt buộc giải trình và trình CEO duyệt |
| Account (AE, AM, AD) | Lập báo giá và dự toán chi phí trên một phiếu; thấy GPM ngay khi lập, hiển thị theo ngưỡng màu; biết Job đã lên PR bao nhiêu, PE còn bao nhiêu |
| Finance & Accounting | Kiểm soát theo Job: CE, PE, đã xuất hoá đơn, đã thu, PR, PO, đã chi; dòng tiền dự kiến – thực tế theo kỳ, Job, công ty; báo cáo hợp nhất Corporation |
| Procurement | PR ≤ PE tự kiểm khi lưu, gửi duyệt và ở mỗi bước duyệt; Vendor Portal cho nhà cung cấp tự khai hồ sơ; Scorecard và Master Vendor List để chấm điểm, xếp hạng, đánh giá lại định kỳ |
| Admin / HR | Phân quyền theo công ty và chức danh; quản trị người dùng, nhận bàn giao vai trò quản trị qua Train-the-Trainer; tiếp nhận khai báo xung đột lợi ích (COI) của nhà cung cấp để chuyển HR/Legal xem xét |
Vài khoảnh khắc dễ thương ngày kick-off
Ngoài slide và bảng phạm vi, ngày kick-off còn có những khoảnh khắc rất gần gũi: ảnh chụp chung bên standee, những góc làm việc nhiều cây xanh và một “thành viên” đặc biệt ở sảnh.
Dự án sẽ là một case study xuyên suốt
ENTROSOFT sẽ đồng hành cùng GBV Holding và dùng dự án này như một case study xuyên suốt trên blog. Các bài tiếp theo sẽ đi sâu vào từng tính năng của hệ thống — CE & PE, luồng phê duyệt, kiểm soát ngân sách theo Job, dòng tiền, báo cáo hợp nhất, Vendor Portal — và các vấn đề quản trị liên quan như kiểm soát chi phí theo Job, quản trị nhiều pháp nhân hay quản lý nhà cung cấp.
Tìm hiểu thêm:
- Các dự án ERP thực tế khác của ENTROSOFT
- Dịch vụ triển khai Odoo ERP
- SYNCAZ – nền tảng điều phối AI cho doanh nghiệp
Muốn trao đổi trực tiếp? Liên hệ ENTROSOFT — đội ngũ tư vấn sẽ liên hệ lại để hẹn lịch trao đổi.
Câu hỏi thường gặp
Dự án ERP GBV Holding giải quyết bài toán gì?
Đưa ba công ty thành viên Circus Digital, Carnival và XYZ Saigon từ phần mềm kế toán hiện tại và Excel lên một hệ thống ERP Odoo chung, quản trị theo từng Job: doanh thu, chi phí, lợi nhuận và dòng tiền theo Job theo thời gian thực, kèm báo cáo hợp nhất.