Phần mềm quản lý mua hàng E-Procurement là gói giải pháp trên nền tảng Odoo của ENTROSOFT, số hóa trọn quy trình: đề nghị mua hàng → yêu cầu báo giá (RFQ) → so sánh báo giá nhà cung cấp → đơn mua (PO) → phê duyệt theo ngân sách và hạn mức → nhận hàng → đối chiếu hóa đơn với đơn mua. Gói giúp doanh nghiệp chấm dứt tình trạng mua hàng qua nhiều kênh, khó so sánh báo giá và khó kiểm soát ngân sách. E-Procurement cấu hình theo quy trình chuẩn, phù hợp phòng mua hàng, kế toán, chuỗi bán lẻ và sản xuất.
- Bài toán: mua hàng qua nhiều kênh, khó so sánh báo giá, khó kiểm soát ngân sách.
- Tính năng: đề nghị mua hàng → yêu cầu báo giá → đơn mua; so sánh báo giá nhà cung cấp; phê duyệt theo ngân sách và hạn mức; nhận hàng, đối chiếu hóa đơn với đơn mua.
- Phù hợp: phòng mua hàng, kế toán, chuỗi bán lẻ – sản xuất.
- Dùng luồng phê duyệt của E-Approval; mở rộng lên ERP để nối với kho và kế toán.
Phần mềm quản lý mua hàng (E-Procurement) là gì?
E-Procurement (mua sắm điện tử) là việc quản lý toàn bộ vòng đời mua hàng trên phần mềm thay vì qua email, điện thoại và bảng tính. Mỗi khoản mua đều bắt đầu từ một đề nghị có lý do, đi qua bước báo giá và phê duyệt, kết thúc bằng việc nhận hàng và thanh toán đúng số đã cam kết. Mục tiêu của phần mềm quản lý mua hàng là mua đúng thứ cần, đúng giá, đúng ngân sách, có lưu vết.
Quy trình mua hàng trên E-Procurement gồm những bước nào?
| Bước | Ai thực hiện | Hệ thống hỗ trợ |
|---|---|---|
| 1 · Đề nghị mua hàng | Phòng ban có nhu cầu | Tạo đề nghị kèm lý do, số lượng, thời hạn cần hàng |
| 2 · Yêu cầu báo giá | Phòng mua hàng | Gửi RFQ tới nhiều nhà cung cấp từ cùng một đề nghị |
| 3 · So sánh báo giá | Phòng mua hàng | Đặt các báo giá cạnh nhau theo giá, thời gian giao, điều khoản |
| 4 · Đơn mua | Phòng mua hàng | Chuyển báo giá được chọn thành PO, không nhập lại |
| 5 · Phê duyệt | Quản lý theo hạn mức | Duyệt theo ngân sách và giá trị, trên điện thoại |
| 6 · Nhận hàng | Kho | Đối chiếu số lượng thực nhận với PO, ghi nhận nhận thiếu, nhận dư |
| 7 · Đối chiếu hóa đơn | Kế toán | So hóa đơn với PO và phiếu nhận trước khi thanh toán |
So sánh báo giá nhà cung cấp trên hệ thống có lợi gì?
Khi báo giá nằm rải rác trong email và tin nhắn, việc so sánh phụ thuộc vào trí nhớ và thiện chí của người mua. Trên E-Procurement, các báo giá cho cùng một nhu cầu được đặt cạnh nhau, kèm lịch sử giá và thời gian giao hàng của từng nhà cung cấp. Quyết định chọn nhà cung cấp trở nên minh bạch, có căn cứ, và ban giám đốc có thể xem lại bất cứ lúc nào.
Phê duyệt mua hàng theo ngân sách và hạn mức hoạt động ra sao?
- Hạn mức theo giá trị: đơn mua nhỏ trưởng bộ phận duyệt; vượt ngưỡng cần giám đốc tài chính hoặc tổng giám đốc.
- Kiểm soát ngân sách: đối chiếu đề nghị với ngân sách của phòng ban hoặc dự án trước khi duyệt.
- Duyệt trên điện thoại: người duyệt nhận thông báo, xem báo giá đính kèm và quyết định ngay.
- Lưu vết: ai đề nghị, ai chọn nhà cung cấp, ai duyệt, lúc nào.
Luồng duyệt này dùng chung cơ chế với phần mềm phê duyệt trực tuyến E-Approval, nên doanh nghiệp đã dùng E-Approval có thể bổ sung E-Procurement mà không phải thiết lập lại ma trận phê duyệt.
Đối chiếu hóa đơn với đơn mua giúp kế toán thế nào?
Đối chiếu ba bên — đơn mua, phiếu nhận hàng, hóa đơn nhà cung cấp — là bước kiểm soát quan trọng để chỉ thanh toán đúng hàng đã đặt và đã nhận, đúng giá đã thỏa thuận. Khi ba chứng từ nằm trên cùng hệ thống, kế toán thấy ngay chênh lệch về số lượng hoặc đơn giá, thay vì phát hiện sau khi đã thanh toán.
Phần mềm quản lý mua hàng phù hợp với doanh nghiệp nào?
- Chuỗi bán lẻ, F&B mua hàng thường xuyên cho nhiều cửa hàng, điểm bán.
- Doanh nghiệp sản xuất cần mua nguyên vật liệu đúng hạn, đúng giá — xem thêm ERP cho doanh nghiệp sản xuất.
- Tập đoàn, doanh nghiệp nhiều chi nhánh cần kiểm soát ngân sách mua sắm tập trung — xem phần mềm ERP cho tập đoàn.
- Doanh nghiệp đang mua hàng qua email, điện thoại, khó truy lại lịch sử.
Khi mở rộng lên Odoo ERP, đơn mua kết nối trực tiếp với tồn kho, kế hoạch sản xuất và sổ kế toán. Ở bước tiếp theo, AI Agent trên SYNCAZ có thể đọc hóa đơn nhà cung cấp, đối chiếu với đơn mua và tạo bút toán nháp để kế toán duyệt — xem AI Agent là gì.
Triển khai gói E-Procurement gồm những bước nào?
- Khảo sát nhanh: quy trình mua hiện tại, nhóm hàng, ma trận phê duyệt, ngân sách.
- Cấu hình gói: mẫu đề nghị, luồng duyệt, danh mục hàng, nhà cung cấp.
- Đào tạo & go-live: phòng ban đề nghị, mua hàng, kho, kế toán, người duyệt.
- Hỗ trợ & mở rộng: kết nối kho, kế toán hoặc ERP toàn diện.
Cân nhắc giữa gói mua hàng riêng và ERP toàn diện? Xem gói triển khai ERP nhanh hay ERP toàn diện. Xem các gói giải pháp E-Solutions hoặc liên hệ tư vấn gói E-Procurement.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý mua hàng E-Procurement gồm những chức năng gì?
Đề nghị mua hàng, yêu cầu báo giá, đơn mua; so sánh báo giá nhà cung cấp; phê duyệt theo ngân sách và hạn mức; nhận hàng và đối chiếu hóa đơn với đơn mua.
RFQ và PO khác nhau thế nào?
RFQ (yêu cầu báo giá) là bước hỏi giá nhiều nhà cung cấp; PO (đơn mua) là cam kết mua với nhà cung cấp đã chọn. Trên E-Procurement, báo giá được chọn chuyển thành PO mà không phải nhập lại.
E-Procurement kiểm soát ngân sách mua sắm như thế nào?
Đề nghị và đơn mua được đối chiếu với ngân sách của phòng ban hoặc dự án, rồi duyệt theo hạn mức giá trị; mọi bước được lưu vết.
Đối chiếu ba bên trong mua hàng là gì?
Là so khớp đơn mua, phiếu nhận hàng và hóa đơn nhà cung cấp trước khi thanh toán, để chỉ trả đúng hàng đã đặt, đã nhận và đúng giá.
E-Procurement có dùng chung với E-Approval được không?
Có. E-Procurement dùng luồng phê duyệt của E-Approval nên hai gói chạy liền mạch trên cùng nền tảng Odoo.