Phần mềm phê duyệt trực tuyến E-Approval là gói giải pháp trên nền tảng Odoo của ENTROSOFT, giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ việc trình ký: đề xuất mua sắm, tạm ứng, thanh toán, công tác… được gửi, duyệt nhiều cấp theo hạn mức và lưu vết trên một hệ thống. Người duyệt nhận thông báo và phê duyệt ngay trên điện thoại, người đề xuất luôn biết hồ sơ đang ở bước nào. Gói cấu hình theo quy trình chuẩn, không cần tùy chỉnh nên triển khai nhanh.
- Bài toán: đề xuất trình ký bằng giấy, chờ sếp ký, không biết hồ sơ đang nằm ở đâu.
- Tính năng: đề xuất mua sắm, tạm ứng, thanh toán, công tác…; luồng phê duyệt nhiều cấp theo hạn mức; ký duyệt trên điện thoại, thông báo tức thì; lưu vết toàn bộ lịch sử.
- Phù hợp: ban giám đốc, quản lý các cấp, kế toán.
- Kết hợp tốt với E-Procurement và E-Office.
Phần mềm phê duyệt trực tuyến là gì?
Phần mềm phê duyệt trực tuyến (phần mềm trình ký điện tử) thay thế việc trình ký giấy bằng quy trình số: người đề xuất tạo phiếu trên hệ thống, đính kèm chứng từ; phiếu tự chuyển tới đúng người duyệt theo quy định; mỗi bước duyệt, từ chối hay yêu cầu bổ sung đều được ghi lại. Với ban giám đốc thường xuyên đi công tác, đây là cách để quyết định không bị “kẹt” trên bàn làm việc.
Trình ký giấy gây ra những vấn đề gì?
| Vấn đề khi trình ký giấy | Khi dùng E-Approval |
|---|---|
| Hồ sơ phải chờ sếp có mặt mới ký được | Duyệt trên điện thoại, mọi lúc mọi nơi |
| Không biết hồ sơ đang nằm ở bàn ai | Theo dõi trạng thái từng bước theo thời gian thực |
| Dễ thất lạc, khó tra cứu khi cần | Lưu trữ tập trung, tìm theo người, loại, thời gian |
| Duyệt vượt thẩm quyền, bỏ qua bước | Luồng duyệt theo hạn mức được hệ thống kiểm soát |
| Kiểm toán, đối chiếu mất nhiều thời gian | Lưu vết đầy đủ: ai duyệt, lúc nào, ý kiến gì |
E-Approval hỗ trợ những loại đề xuất nào?
- Đề xuất mua sắm: vật tư, thiết bị, dịch vụ — có thể nối tiếp sang quy trình mua hàng E-Procurement.
- Tạm ứng và thanh toán: kèm chứng từ, chuyển kế toán sau khi duyệt.
- Công tác: lịch trình, chi phí dự kiến.
- Đề xuất nhân sự: tuyển dụng, điều chuyển, khen thưởng (kết hợp phần mềm quản lý nhân sự E-HRM).
- Các loại đề xuất nội bộ khác theo mẫu doanh nghiệp quy định.
Phê duyệt nhiều cấp theo hạn mức hoạt động thế nào?
Mỗi loại đề xuất có luồng duyệt và hạn mức riêng. Ví dụ đề xuất mua sắm giá trị nhỏ chỉ cần trưởng bộ phận duyệt; vượt ngưỡng thì thêm giám đốc tài chính; vượt ngưỡng cao hơn cần tổng giám đốc. Hệ thống tự chọn luồng phù hợp dựa trên giá trị, loại đề xuất và phòng ban, nên không ai phải nhớ “hồ sơ này cần ai ký”.
Ký duyệt trên điện thoại có an toàn không?
Có, khi hệ thống đảm bảo ba điều: phân quyền (mỗi người chỉ thấy đề xuất thuộc phạm vi của mình), xác thực đăng nhập theo tài khoản cá nhân, và lưu vết mọi thao tác. E-Approval chạy trên nền Odoo nên kế thừa cơ chế phân quyền theo vai trò và lịch sử thay đổi của hệ thống; doanh nghiệp có thể chọn hình thức triển khai cloud hoặc máy chủ riêng tùy yêu cầu bảo mật.
Phần mềm phê duyệt trực tuyến phù hợp với doanh nghiệp nào?
- Ban giám đốc thường xuyên đi công tác, hồ sơ chờ ký bị dồn.
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhiều cấp quản lý.
- Kế toán mất nhiều thời gian kiểm tra chứng từ thanh toán, tạm ứng.
- Tập đoàn cần phê duyệt đa cấp theo thẩm quyền giữa công ty thành viên và tập đoàn — xem phần mềm ERP cho tập đoàn.
Tại dự án Văn phòng điện tử của Tập đoàn Tân Á Đại Thành, tờ trình – trình ký – phê duyệt đa cấp theo thẩm quyền là một trong năm nhóm chức năng trọng tâm. Văn bản hành chính (công văn, quyết định) nên đi theo phần mềm văn phòng điện tử E-Office, còn đề xuất tài chính đi theo E-Approval.
Triển khai E-Approval gồm những bước nào?
- Khảo sát nhanh: loại đề xuất, mẫu biểu, ma trận phê duyệt.
- Cấu hình gói: luồng duyệt, hạn mức, người duyệt, thông báo.
- Đào tạo & go-live: người đề xuất, người duyệt, kế toán.
- Hỗ trợ & mở rộng: thêm loại đề xuất, kết nối E-Procurement, E-Office hoặc ERP.
E-Approval thường là gói đầu tiên trên lộ trình từ gói triển khai ERP nhanh lên ERP toàn diện, kể cả với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Xem tất cả gói giải pháp E-Solutions hoặc liên hệ tư vấn gói E-Approval.
Câu hỏi thường gặp
Phần mềm phê duyệt trực tuyến E-Approval làm được gì?
Số hóa đề xuất mua sắm, tạm ứng, thanh toán, công tác và các đề xuất nội bộ; phê duyệt nhiều cấp theo hạn mức; duyệt trên điện thoại với thông báo tức thì; lưu vết toàn bộ lịch sử phê duyệt.
Có thể thiết lập luồng duyệt khác nhau cho từng loại đề xuất không?
Có. Mỗi loại đề xuất có luồng duyệt và hạn mức riêng theo giá trị, phòng ban; hệ thống tự chọn người duyệt phù hợp.
Người duyệt có cần ngồi máy tính để phê duyệt không?
Không. Người duyệt nhận thông báo và phê duyệt, từ chối hoặc yêu cầu bổ sung ngay trên điện thoại.
E-Approval có kết nối với quy trình mua hàng không?
Có. E-Procurement dùng luồng phê duyệt của E-Approval để duyệt đề nghị mua hàng và đơn mua theo ngân sách, hạn mức.
E-Approval khác gì E-Office?
E-Approval tập trung vào đề xuất và phê duyệt. E-Office bao quát rộng hơn cho khối văn phòng: công văn đến – đi, trình ký văn bản, kho tài liệu, lịch họp và thông báo nội bộ.