Phần mềm văn phòng điện tử E-Office là hệ thống số hóa công việc hành chính văn phòng: quản lý công văn đến – đi, văn bản nội bộ, trình ký và theo dõi xử lý văn bản, kho tài liệu tập trung, lịch họp, đặt phòng và thông báo nội bộ. Gói E-Office của ENTROSOFT chạy trên nền tảng Odoo, cấu hình theo quy trình chuẩn nên triển khai nhanh, phù hợp tập đoàn, khối văn phòng và bộ phận hành chính. Tập đoàn Tân Á Đại Thành là một trong những doanh nghiệp đã kick-off dự án E-Office cùng ENTROSOFT.
- Challenge: công văn, văn bản nội bộ lưu trên giấy và email, khó tra cứu, chậm luân chuyển.
- Tính năng: quản lý công văn đến – đi, văn bản nội bộ; trình ký và theo dõi xử lý; kho tài liệu tập trung, tìm kiếm nhanh; lịch họp, đặt phòng, thông báo nội bộ.
- Phù hợp: tập đoàn, khối văn phòng, hành chính.
- Case: Tân Á Đại Thành kick-off dự án E-Office.
Phần mềm văn phòng điện tử E-Office là gì?
E-Office là “văn phòng không giấy” trên nền tảng số: mọi văn bản đi vào, đi ra và luân chuyển nội bộ đều có bản số, có người xử lý, có hạn xử lý và có lịch sử. Thay vì chuyền tay hồ sơ giữa các phòng, văn bản được giao trên hệ thống; lãnh đạo xem, cho ý kiến và ký duyệt ngay cả khi đi công tác. Đây là nền móng của chuyển đổi số khối văn phòng, thường được các tập đoàn ưu tiên làm sớm vì tác động trực tiếp tới tốc độ điều hành — xem thêm phần mềm ERP cho tập đoàn.
Phần mềm văn phòng điện tử gồm những chức năng nào?
| Function | Giải quyết vấn đề gì |
|---|---|
| Công văn đến – đi | Vào sổ, phân loại, giao xử lý, theo dõi hạn; cấp số văn bản đi |
| Văn bản nội bộ | Quyết định, thông báo, quy chế được ban hành và lưu trữ tập trung |
| Trình ký & theo dõi xử lý | Trình ký nhiều cấp, biết văn bản đang ở bước nào, ai đang giữ |
| Kho tài liệu | Lưu trữ có cấu trúc, phân quyền theo phòng ban, tìm kiếm nhanh |
| Lịch họp & đặt phòng | Đặt phòng họp, mời thành phần, tránh trùng lịch |
| Thông báo nội bộ | Truyền thông tin tới đúng phòng ban, đúng đối tượng trên một kênh chung |
Quản lý công văn đến – đi trên E-Office diễn ra thế nào?
Công văn đến được văn thư vào sổ, đính kèm bản scan, phân loại và trình lãnh đạo. Lãnh đạo giao phòng ban chủ trì, phối hợp và hạn xử lý; hệ thống nhắc việc khi sắp đến hạn. Công văn đi được soạn thảo, trình ký theo luồng duyệt, cấp số và phát hành; bản lưu gắn với hồ sơ công việc liên quan. Nhờ vậy, khi cần tra cứu một vấn đề, doanh nghiệp xem được toàn bộ chuỗi văn bản thay vì lục từng tủ hồ sơ.
E-Office khác gì E-Approval và phần mềm lưu trữ tài liệu?
| Giải pháp | Trọng tâm |
|---|---|
| E-Approval | Đề xuất và phê duyệt: mua sắm, tạm ứng, thanh toán, công tác theo hạn mức |
| Phần mềm lưu trữ tài liệu | Chỉ lưu trữ và chia sẻ tệp, không quản lý luồng xử lý |
| E-Office | Toàn bộ công việc văn phòng: văn bản, trình ký, xử lý, tài liệu, lịch họp, thông báo |
Doanh nghiệp có thể dùng E-Office cùng E-Approval: văn bản hành chính đi theo E-Office, đề xuất tài chính đi theo E-Approval, tất cả trên một nền tảng. Kế hoạch, công việc phát sinh từ văn bản có thể giao tiếp sang phần mềm quản lý công việc E-Workflow.
Tân Á Đại Thành triển khai E-Office như thế nào?
Chiều 12/08/2025, Tổng Công ty TDT – Tập đoàn Tân Á Đại Thành tổ chức lễ kick-off dự án Văn phòng điện tử E-Office cùng ENTROSOFT. Dự án tập trung năm nhóm chức năng: tờ trình – trình ký – phê duyệt đa cấp; kế hoạch, công việc, tiến độ dự án, KPI; quản trị văn bản và lưu trữ tài liệu; quản lý tài nguyên (đặt xe, phòng họp, suất ăn, lịch công tác); và cổng thông tin nội bộ. Đọc chi tiết tại case study Tân Á Đại Thành.
Doanh nghiệp nào nên triển khai văn phòng điện tử?
- Tập đoàn, tổng công ty có nhiều đơn vị thành viên, văn bản luân chuyển liên tục.
- Doanh nghiệp còn trình ký bằng giấy, khó biết hồ sơ đang ở đâu.
- Khối văn phòng cần quản lý văn bản, tài liệu, lịch họp, đặt phòng tập trung.
- Doanh nghiệp cần lưu vết phục vụ kiểm soát nội bộ, kiểm toán.
Triển khai gói E-Office gồm những bước nào?
- Quick assessment: sổ công văn, loại văn bản, luồng trình ký, cơ cấu phòng ban.
- Package configuration: sổ văn bản, luồng xử lý, phân quyền kho tài liệu, phòng họp.
- Training & go-live: văn thư, lãnh đạo, chuyên viên các phòng ban.
- Support & expansion: thêm luồng, kết nối E-Approval, E-Workflow hoặc ERP.
E-Office là một trong năm gói của lộ trình gói triển khai ERP nhanh – ERP toàn diện. Xem các gói giải pháp E-Solutions, dự án tiêu biểu hoặc liên hệ tư vấn gói E-Office.
Frequently asked questions
Phần mềm văn phòng điện tử E-Office gồm những chức năng gì?
Quản lý công văn đến – đi, văn bản nội bộ; trình ký và theo dõi xử lý văn bản; kho tài liệu tập trung, tìm kiếm nhanh; lịch họp, đặt phòng và thông báo nội bộ.
E-Office phù hợp với doanh nghiệp nào?
Tập đoàn, tổng công ty, khối văn phòng và bộ phận hành chính có nhiều văn bản luân chuyển, nhiều cấp trình ký.
Lãnh đạo có ký duyệt văn bản khi đi công tác được không?
Được. Lãnh đạo xem văn bản, cho ý kiến và phê duyệt trên hệ thống, kể cả trên điện thoại; mọi thao tác được lưu vết.
E-Office có thay thế được email nội bộ không?
E-Office thay email cho việc luân chuyển văn bản và trình ký, vì mỗi văn bản có người xử lý, hạn xử lý và lịch sử rõ ràng; email vẫn dùng cho trao đổi thông thường.
ENTROSOFT đã triển khai E-Office cho doanh nghiệp nào?
Tiêu biểu là Tổng Công ty TDT – Tập đoàn Tân Á Đại Thành, kick-off dự án Văn phòng điện tử E-Office ngày 12/08/2025.